Dispora Kaltim Fokus pada Pengelolaan Arsip Berbasis Digital untuk Optimalkan Administrasi Pemerintah

Eksistensi.id Samarinda – Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Kalimantan Timur kini mengalihkan perhatian pada transformasi digital dalam pengelolaan arsip. Inisiatif ini bertujuan tidak hanya untuk menyederhanakan administrasi, tetapi juga untuk menjaga keberlanjutan dokumen penting yang dapat berperan krusial di masa depan.

Dispora Kaltim bergerak menuju pengelolaan arsip yang lebih modern dengan mengadopsi sistem digital. Hal ini dilakukan untuk mengatasi penumpukan arsip fisik yang selama ini menjadi tantangan besar dalam administrasi pemerintah.

Kepala Bidang Peningkatan Prestasi Olahraga Dispora Kaltim, Rasman Rading, menjelaskan bahwa digitalisasi akan mengurangi ketergantungan pada arsip fisik yang sudah tidak relevan dan sekaligus memberikan cara baru untuk mengelola dokumen dengan lebih efisien.

“Sistem pengelolaan arsip yang lama banyak memakan waktu dan ruang. Sekarang, kami berfokus pada digitalisasi untuk memastikan dokumen bisa dikelola lebih mudah, lebih cepat, dan tentu saja lebih aman,” ujar Rasman.

Menurut Rasman, tidak semua arsip perlu disimpan dalam bentuk fisik. Dokumen yang sudah tidak relevan atau sudah melewati batas waktu tertentu, seperti arsip-arsip yang lebih dari sepuluh tahun, akan dimusnahkan dengan hati-hati, sesuai dengan ketentuan hukum yang berlaku.

“Arsip yang sudah kadaluarsa atau tidak lagi dibutuhkan sebaiknya tidak disimpan lebih lama. Tetapi dokumen yang masih relevan harus dipertahankan dalam format digital agar tetap mudah diakses,” jelasnya.

Sebagian besar arsip yang dimusnahkan Dispora Kaltim berasal dari periode 2005 hingga 2011, masa ketika digitalisasi arsip belum diterapkan secara luas. Meskipun demikian, Rasman memastikan bahwa meski arsip fisik dihancurkan, data penting dari dokumen tersebut tetap dilestarikan dalam bentuk digital untuk menghindari kehilangan informasi berharga di masa depan.

“Ini langkah yang sangat penting. Dengan digitalisasi, kami tidak hanya mengurangi beban penyimpanan, tetapi juga melindungi dokumen yang bisa jadi krusial dalam berbagai kasus hukum atau keperluan administratif,” tambah Rasman.

Transformasi digital ini juga bertujuan untuk meningkatkan transparansi dalam pengelolaan dokumen pemerintah. Rasman optimis bahwa dengan kemajuan teknologi, Dispora Kaltim akan semakin efektif dalam mengelola arsip dan memudahkan akses informasi bagi pihak-pihak yang membutuhkan.

“Ke depan, digitalisasi ini akan mempercepat alur kerja kami, meningkatkan transparansi, dan tentu saja memudahkan proses pencarian dokumen. Ini adalah bagian dari upaya kami untuk mewujudkan pemerintahan yang lebih modern, efisien, dan berbasis teknologi,” pungkas Rasman.

Penulis Ainunnisa

Editor Redaksi eksistensi