Diarpus Kukar Dorong OPD Tertib Arsip Lewat Penyerahan Arsip Inaktif

teks : Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti

Eksistensi.id.Kukar – Dinas Kearsipan dan Perpustakaan (Diarpus) Kabupaten Kutai Kartanegara (Kukar) menerima penyerahan arsip inaktif dari sejumlah Organisasi Perangkat Daerah (OPD).

Langkah ini menjadi bagian dari upaya menciptakan tertib administrasi dan pengelolaan arsip secara profesional di lingkungan pemerintah daerah.

Plt Kepala Diarpus Kukar, Rinda Destianti, menjelaskan arsip yang diserahkan masuk dalam kategori inaktif atau arsip dengan intensitas penggunaan yang sudah menurun.

“Kalau bicara klasifikasi arsip, itu ada arsip aktif, dinamis, inaktif, statis, vital, dan sebagainya. Yang kami terima adalah arsip inaktif, yaitu arsip yang intensitas penggunaannya sudah menurun,” jelasnya, pada Senin (29/9/2025).

Setelah diterima, arsip tersebut akan diajukan ke tim penilai arsip untuk selanjutnya dilakukan proses penyusutan maupun pemusnahan sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA).

Rinda menegaskan, pemusnahan arsip hanya bisa dilakukan setelah melewati masa simpan minimal 10 tahun sesuai regulasi yang berlaku. Ia menyebutkan, tujuan penyerahan ini adalah mendorong ketertiban pengelolaan arsip di setiap OPD.

“Kukar sebenarnya sudah cukup baik, bahkan kemarin kami mendapat juara satu dalam lomba kearsipan Mars dari 10 kabupaten/kota. Tapi kami ingin dorong lebih banyak lagi OPD agar tertib arsip menuju 2025,” ujarnya.

Saat ini terdapat 59 OPD di Kukar, dan Diarpus menargetkan lebih dari separuhnya dapat melaksanakan penyerahan arsip inaktif, dilanjutkan dengan penyusutan maupun pemusnahan. Tak hanya itu, desa dan kelurahan juga diharapkan aktif dalam pengelolaan arsip.

Menurut Rinda, pengelolaan arsip idealnya dilakukan setahun sekali atau dua kali tergantung kebutuhan dan aktivitas pencipta arsip.

“Karena setiap hari pasti ada proses penciptaan arsip, seperti surat-menyurat, laporan, notulen rapat, hingga dokumen perencanaan tahunan seperti RKA. Bahkan untuk dokumen strategis seperti Renstra bisa lima tahunan,” tambahnya.